Teorik Bilgiler
Tüm personel merkez tarafından kendileri adına düzenlenen fotoğraflı kimlik kartlarını çalışma süresince üzerinde taşır.
Merkezlerde, uzman hekim tarafından düzenlenmiş reçete/rapor doğrultusunda, üretilecek ve/veya uygulanacak ortez-protez hasta için gerekli hizmet planlanarak, hazırlanan hizmet planı sorumlu müdürün onayından sonra uygulanır.
Ortez-protezlerin yapımında kullanılan malzemeler ve verilen hizmetlerle ilgili bilgiler kayıt altına alınır.
Açılış izin belgesi ve sorumlu müdür belgesi merkeze başvuran hastaların kolaylıkla görebileceği bir yere asılır.
Merkezin fiyat listesi hakkında ilgililere bilgi verilir ve bu durum kayıt altına alınır.
Hazırlanan ortez-protezleri yapıldıktan veya hastaya uygulandıktan sonra sorumlu müdür tarafından son kontrolleri yapılır.
Reçetelerde veya raporlarda, yapılan ve/veya uygulanan ortez-protezin yapıldıktan sonra yeniden değerlendirilmesi hususu belirtilmişse, reçete/rapor sahipleri ortez-protezin kontrolü ve uygunluk kararı için sağlık kuruluşuna tekrar gönderilir. Sağlık kuruluşlarında veya ilgili kurumlarda yapılacak gerekli test ve tetkikler sonucunda ilgili hekim tarafından uygunluk kararı verilir. Uygunsuzluğun belirlenmesi halinde sağlık kuruluşundaki giderler merkez tarafından karşılanır.Merkezlerin atölye bölümlerinde kullanılan sistem, makine, cihaz veya benzerlerinin kullanma, bakım ve onarım talimatları bulunur.
Yapılan/uygulanan ortez-protezin kullanımına yönelik teknik bilgileri, temizliği ve bakımı ile merkezin adı, adresi ve iletişim bilgileri hastaya anlatılır ve Türkçe yazılı olarak verilir.
Merkezler her yıl yayımlanan Tedavi Yardımına İlişkin Uygulama Tebliğinde belirlenen usul ve esaslara uygun olarak hazırlanmış belgelere istinaden, ortez-protez/işitme cihazı üretim ve/veya uygulaması yapmak zorundadır.
Merkezde yazışma, kayıt ve benzeri işlemler bilgisayar ortamında tutulabilir. Ancak, bilgisayar ortamında kayıt tutulması, yazılı kayıt sisteminin bulundurulma zorunluluğunu ortadan kaldırmaz. Bilgisayar kayıtlarının ve yazılı kayıt sisteminin düzenli tutulmasından ve birbiriyle tutarlı olmasından sorumlu müdür yükümlüdür. Merkezin düzenlediği faturalarda merkezin açılış izin belgesinin tarih ve sayısının belirtilmesi zorunludur.
Tutulan kayıtlarda hastanın adı-soyadı, T.C. kimlik numarası, adresi, telefonu, uygulanan ortez veya protezin cinsi, teknik özellikleri, uygulanması, eğer gerekiyorsa bakım tarihleri, hastanın bilgilendirildiğine ilişkin onam ile kişiye verilen diğer hizmetler bulunur.
Reçete/sağlık kurulu kayıt defterinin tutulması zorunludur
Merkeze başvuran hastaların reçeteleri/raporları sorumlu müdür tarafından tarih konularak imzalanır, kaşe basılır ve reçete kayıt defterine kaydedilerek ilgiliye ait diğer evraklarla birlikte dosyalanır.
Merkezde, hizmet verilmeye başlanmasından itibaren tutulan tüm kayıt, defter ve dosyalar beş yıl süreyle ve dava konusu olan tüm kayıt, defter ve dosyalar ise gerekli hukuki süreç tamamlanana kadar saklanır.
Merkezde, yetkili kuruluşlarca yapılan denetimlerin sonuçlarının yazıldığı, denetim defteri bulunur. Komisyon tarafından yılda en az bir kez denetim yapılır. Denetleme sonucu tespit edilen hususlar, merkezin denetim defterine yazılır ve aynı şekilde komisyon raporu hazırlanır. Komisyon raporu, müdürlük tarafından merkeze ait dosya içerisinde saklanır.
Merkez yetkilileri, komisyon tarafından istenilen her türlü bilgi ve belgeyi sunmak ve göstermekle yükümlüdürler.
Merkez, daha fazla bir süre verilmedi ise bir ay içinde belirtilen aksaklıkları düzeltmek ve gidermek zorundadır.
Verilen süre içerisinde aksaklıklarını gidermeyen merkezin faaliyeti geçici olarak durdurulur.Uygunsuzluğun belirlenmesi halinde, hasta bu raporla kendisine yapılan ve/veya uygulanan ortez-protezin yapıldığı merkeze başvurur.
Ortez-protez yapım ve uygulama merkezleri, kendisine uygunsuzluğun bildirimini müteakip onbeş gün içerisinde, uygunsuz olduğu hastane tarafından belgelendirilen ürünün ücretsiz olarak tamiri/değiştirilmesi/yeniden yapılması ve uygulanması ile yükümlüdür.
